La notice validée doit remplacer une notice de gestion existante dans le catalogue : le dédoublonnage permet de s'assurer que les deux notices correspondent bien au même document.
Ce n'est pas une science exacte : les règles (critères, comportement) doivent pouvoir être modifiées pour arriver au bon réglage.
Il n'est possible que par une parfaite connaissance des pratiques de catalogage du serveur de référence et des serveurs de notices de gestion : attention à la multiplication des sources.
La meilleur clé de dédoublonnage c'est l'identifiant de la notice sous réserve qu'il soit pérenne (permalien ou ARK)
L'écrasement doit être réversible : possibilité de revenir à la notice dans sa version précédente.
L'écrasement ne doit concerner que les données fournies par le serveur de référence : préservation des données locales et enrichissement de la notice.
Une intégration nécessite toujours un reformatage de la notice pour une adaptation aux spécificités du SIGB.
Quelque soit le SIGB, il y a toujours un retraitement à effectuer sur la notice : stockage, indexation, liens, etc.
A chaque reformatage, il y a risque de dégradation de l'information (principe du téléphone arabe). Sauf à travailler en Intermarc, il y a déjà un premier reformatage pour passer en Unimarc.
Le SIGB doit offrir une gestion des formats marc le plus proche possible de celui de la BNF pour la partie bibliographique et autorités (Rameau).
les règles de reformatage doivent pouvoir être adaptées facilement.
Les format Marc locaux doivent pouvoir suivre les évolutions des formats et des pratiques de la BNF.
La traçabilité doit permettre un historique des états de la notice : fournisseur, correspondance ente les identifiants serveurs et les identifiants locaux, date d'intégration, etc....
L'automate doit-être accompagné d'un outil de suivi de la récupération : notices récupérées, requêtes non abouties, temps moyen de réception des notices validées, .....