Gestion des formations sur bibliotheques71.fr

Le portail de la Direction de la Lecture Publique de Saône et Loire intègre depuis ce printemps un outil de gestion des formations. Selon la responsable du service, « Le module a été développé afin de gérer les inscriptions à une formation de la demande d’inscription jusqu’à l’attestation de présence. Avant, nous jonglions entre plusieurs logiciels (SIGB, Word…) et documents. Tout est maintenant centralisé dans le module. Nous n’avons plus de doubles ou triples saisies et les courriers/documents sont générés automatiquement. Nous avons ainsi gagné en temps, en efficacité et en qualité. ».

Pour le site bibliotheques71.fr, les formations sont décrites sous forme de 2 types de contenus, le premier pour la formation –objectifs, publics, contenus, nombre de places, date limite d’inscription ou documents associés- et le second pour chaque journée de formation : date, lieu, horaires et intervenants.

Groupes collaboratifs.

Chaque formation peut être associée  à un groupe collaboratif dont les stagiaires seront automatiquement membres. Cela permet de réunir autour d’une formation, une communauté partageant des contenus relatifs à la vie du groupe ou en rapport avec le sujet traité, supports pédagogiques ou dossiers, dont l’accès peut être réservé aux seuls stagiaires.

Les contributions peuvent être faites par la BDSL, les formateurs ou les stagiaires avec la même chaîne éditoriale que celle des blogs, coups de cœur ou wikidossiers.

Fichiers stagiaires et employeurs

Sauf s’ils ont déjà fait une demande, les internautes identifiés peuvent remplir un bulletin de préinscription à partir de la page de détail d’une formation.  Les champs de ce formulaire permettent d’alimenter une base de données des stagiaires –nom, prénom, coordonnées et statuts – et des employeurs –nom, coordonnées et catégories statistiques -, ces derniers ayant été pré renseignés à partir du fichier des bibliothèques partenaires exportées du SIGB.

Inscriptions.

Chaque session passe par les états suivants :

• «préparation » : la session est en cours de préparation, elle ne doit pas être publiée sur le site et il ne peut pas y avoir d’inscription.
• « publiée » : la session est visible sur le site.
• «fermée » : les inscriptions sont closes. Seul l’administrateur peut  intervenir.
• « en cours » : période entre les première et dernière journées.
• « terminée ». : la date de la dernière journée est dépassée
• .« annulée » : renseignée manuellement. Si une session est annulée, toutes ses inscriptions le seront également. 
• «reportée » : renseignée manuellement. Si une session est reportée, toutes ses inscriptions le seront également.

A chaque changement d’état de l’inscription,  un courriel est envoyé au stagiaire et sur demande un courrier électronique ou papier à son employeur.

La page personnelle de l’internaute présente un tableau récapitulatif des formations qui le concernent. Le cas échéant, il peut annuler une demande ou éditer une attestation de présence.

Feuille de présence

Le module permet la saisie des feuilles de présence pour chaque journée de formation. L’attestation de présence peut être envoyée par mail, par publipostage ou éditée par le stagiaire sur sa page personnelle.

Administration

Le bureau d'administration présente le liste des formations avec pour chacune d'elles des liens permettant les opérations suivantes :

- "modifier" le descriptif de la formation
- "inscriptions" affiche un bureau permettant d'effectuer des opérations en masse sur les inscriptions (acception, refus, suppression ou annulation)  ou d'envoyer des courriers aux employeurs en ou en générant un fichier de publipostage.
- "annuler" la formation. Toutes les inscriptions en cours prendront l'état "annulée".
- "reporter" la formation. Les dates de toutes les journées prendront la valeur  "en attente de programmation".