Laissez venir à moi les petits documents.

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BibliomotoculteurDans son article, «circulation des documents, nouveaux enjeux», Bertrand Calenge évoque quelques pistes de travail pour que le document vienne à l’usager plutôt que l’usager aille au document. Rendre ou emprunter un document de n'importe quel site dans la bibliothèque la plus proche, réserver un document disponible dans un autre lieu sont des services appréciés des usagers, mais suppose des moyens matériels et humains importants :  "certains espaces de bibliothèques centrales ont pris une allure de centre de tri postal (à Lyon, 600 000 documents sont concernés…, pour 3,6 millions de prêts chaque année)."

Vous trouverez dans cet article quelques idées pour que les SIGB permettent une gestion efficace de la circulation des documents à l'intérieur du réseau.

Localisation « habituelle » et « actuelle »

Les logiciels gèrent habituellement deux localisations : la place décrite dans  la fiche de l'exemplaire (localisation principale, secondaire, salle, section, cote,. etc.)  quand il est dans le réseau et  l'emprunteur quand le document est à l'extérieur  (certains parlent de "sortie" plutôt que de prêt).

Pour faire circuler les documents entre les établissements ou même à l’intérieur d’un établissement, il faut d'abord connaître le lieu de départ, donc la position exacte dans le réseau quand il n'est pas en rayon ou en prêt. Il y a donc nécessité d’une double localisation : l’« habituelle » ou lieu d’affectation qui décrit la place « normale » d’un document, attribuée selon la politique documentaire de l’établissement, et une réelle, là où se trouve le document au moment où on en a besoin.

Transits et transferts.
Certains logiciels implémentent une gestion des transits ou transferts : un poste de prêt ou de retour est associé à un lieu et, au moment du retour de document, le système vérifie que le lieu du retour est le même que celui attribué à l’exemplaire. Si ce n’est pas le cas, un message d’alerte est affiché et un statut particulier est associé au document. Ce statut sera supprimé lors du retour du document dans le site normal.
Certains proposent également des fonctionnalités de délocalisation de documents permettant de transférer des documents d’un lieu à l’autre par saisie de leur numéro.
On trouve aussi des systèmes qui gèrent automatiquement la distinction entre localisation normale et localisation actuelle avec une mise à jour lors de la lecture du numéro d’un document.

Ces solutions, quand elles existent, sont souvent embryonnaires et développées autour de la seule fonction de prêt.  Il manque encore une réelle prise en compte des mouvements internes, entre sites ou à l’intérieur d’un site.

Gestion des flux.
Pour gérer rationnellement la circulation des documents, le système doit connaître à tout moment la localisation précise des documents, mais également permettre de visualiser et de programmer leurs mouvements: lieu où le document doit être acheminé (le lieu de départ est connu, c’est la localisation actuelle), motif du déplacement, (réservation, réparation, déplacements de collection, retour à la place habituelle…), moment du déplacement (à partir de, avant le), durée prévue du mouvement, etc.

Sans aller jusqu'à des systèmes automatiques, ces informations permettraient de regrouper des acheminements et préparer les navettes.

Les amateurs d’évaluation pourront construire des indicateurs sur la fréquence des déplacements, apprécier la pertinence de la répartition des collections dans les sites ou encore l’efficacité des outils logistiques mis en place (différence entre les durées estimées et réelles des mouvements, par exemple).

La RFID, une solution ?
Pour pouvoir gérer les mouvements, il faut saisir informatiquement chaque changement d’état d’un document.  Avec un lecteur de code à barres, il faut manipuler les documents un par un pour lire leur numéro. C’est probablement ce qui explique que beaucoup préfèrent renoncer.
Ce qui fait théoriquement la force de la RFID, c’est la possibilité de pouvoir lire ces numéros à distance, sans manipulation. Il existe des tunnels  dans lesquels  il suffit de passer une caisse pour que les identifiants des documents soient lus.  Un simple passage suffirait pour informer le système d'un changement d'état des documents (nouvelle localisation, départ d'une navette, retour de documents, prêt à une collectivité ou à une bibliothèque relais pour une BDP, etc.). Malgré son prix, de plus en plus de bibliothèques investissent dans la RFID, mais l'utilisent comme des codes à barre, se privant ainsi de nouvelles fionctionnalités.

Informer l’usager
Connaître la localisation réelle du document et sa position au cours du processus logistique permet de renseigner précisément les usagers.
Un document en mouvement n’est plus disponible. S’il est en prêt, on se fait un devoir d’informer le lecteur d’une date prévisible de retour. Pourquoi ne pas faire de même pour un mouvement : « Le document que vous avez réservé est  en cours d'acheminement vers votre bibliothèque, ce document est actuellement en réparation, retour prévu en rayon le …, ce document est actuellement sur le lieu A, il reviendra au lieu B avant le …, document indisponible (en transit vers B), le document dont vous avez fait la demande d’achat est actuellement à l’équipement, disponibilité prévue le ..., etc.

Il y aurait en ce domaine beaucoup à s'inspirer de ce qui est considéré comme normal dans la vente par internet.

Réserver un document disponible dans un autre lieu.
D’après Bertrand Calenge, une telle «demande, absolument légitime du point de vue des utilisateurs, mérite d’être analysée sur le plan organisationnel. Pour la satisfaire, il faut que les bibliothécaires en espaces publics, à peine parvenue la ‘réservation’, se précipitent pour retirer le livre du rayon. »
Pour cela, il faut d’abord que le bibliothécaire soit informé, en temps quasi réel, de la demande, par exemple en affichant un message sur le ou les écrans les plus proches du document. Un système de notification permettrait d’éviter les doublons de prise en charge et d’émettre des rappels, si aucune action n'a été entreprise.
L’autre risque, pointé par Bertrand Calenge, est que le « livre soit en cours de consultation ou dans les mains d’un visiteur en voie de l’emprunter…» Pour éviter que le bibliothécaire se précipite sur un rayon vide, on pourrait imaginer des solutions avec le système des étagères intelligentes. Puisque ce système permet de savoir quand un document est sorti ou remis en rayon, la demande pour aller le chercher n'est prise en compte que si le document est en place ou attend son retour. Un message avertit le lecteur que le document qu’il vient de prendre en rayon est réservé par un autre.

Sans "lancer des fautqu’on et des yaka dans cette alchimie logistique particulièrement lourde que représente la circulation documentaire dans un réseau", il reste encore beaucoup de travail pour que les SIGB s’adaptent à ces nouvelles pratiques. Un élément à prendre en compte lors de discussions avec les éditeurs ou dans la rédaction des cahiers des charges.

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